Cesťáky v Excelu: kolik firmu stojí a kde se dá ušetřit

1. Kapesné do 40 % zahraničního stravného je pro zaměstnance čisté a pro firmu daňově uznatelné. Tisícikoruna v prémii stojí firmu 1 823 Kč, tatáž tisícikoruna v kapesném 1 000 Kč.
2. O výši stravného rozhoduje čas strávený v zahraničí v kalendářním dni, ne délka cesty. Pásma jsou tři: třetinová, dvoutřetinová a plná sazba.
3. Když zaměstnanec nedostal zálohu v cizí měně, přepočítává se kurzem ČNB ke dni nastoupení cesty. Kurz z data vyúčtování je nejčastější důvod doměrku.
4. Bezplatné jídlo v hotelu stravné krátí, kapesné ale ne — počítá se ze stravného před krácením.
5. Automatický výpočet ušetří přepisování a dohledávání, ne odpovědnost. Kontrola výsledku zůstává na účetní.

Kde na cesťácích mizí peníze

Většina firem hledá úspory u energií, softwaru nebo nákupu materiálu. Vyúčtování služebních cest přitom bývá tichá díra hned ve dvou směrech najednou: stojí hodně kvalifikovaného času a zároveň se v něm dá snadno buď přeplatit, nebo naopak nechat ležet peníze, které by zaměstnanec dostal bez jediné koruny odvodů.

Pravidla nastavuje zákoník práce (č. 262/2006 Sb.), § 156 až § 189. Nejsou složitá, ale mají několik míst, kde se chybuje opakovaně — a právě cestovní náhrady patří na kontrolách z finančního úřadu a ze správy sociálního zabezpečení mezi první věci, na které se sáhne. Chybně určený kurz nebo špatně spočítané pásmo znamená vyřazení nákladu z daňově uznatelných, doměření daně a penále.

Podívejme se na tři místa, kde se to láme, na jednom konkrétním příkladu.

Modelový příklad: dva dny v Mnichově

Služební cesta autem z Prahy do Mnichova a zpět. Odjezd v neděli v 07:00, přejezd hranic v 09:03, příjezd do Mnichova v 11:45. V pondělí odjezd z Mnichova v 17:00, hranice v 19:33, návrat do Prahy ve 21:45. Celkem 764 kilometrů, služební auto, takže se neproplácejí kilometry ani palivo.

První den strávil zaměstnanec v zahraničí 14,95 hodiny, což ho posílá do dvoutřetinového pásma. Druhý den to bylo 19,55 hodiny, tedy plná sazba. Základní sazba pro Německo byla v roce, ze kterého příklad pochází, 45 EUR; kurz ČNB ke dni odjezdu 25,145 CZK/EUR.

Dohromady 2 640,23 Kč, z toho 754,35 Kč kapesné. A právě to kapesné je ta část, kterou spousta firem vůbec nevyplácí — protože o ní neví.

Pásma: rozhoduje čas v zahraničí, ne délka cesty

Nejčastější omyl při ručním počítání je, že se sečte celková doba cesty. Zákon ale kouká na to, kolik hodin v kalendářním dni strávil zaměstnanec mimo území Česka. Cesta, která trvá 40 hodin, se tak rozpadne na dva nebo tři dny, každý s vlastním pásmem.

Když se během dne projede víc států

Jede-li zaměstnanec autem přes Rakousko do Itálie, náleží mu sazba toho státu, ve kterém strávil v daném kalendářním dni nejvíce času. Krátké tranzitní úseky se přitom sčítají. Odhad přechodu hranic „tak nějak kolem poledne“ tady umí posunout celý den do jiného pásma, což je rozdíl v řádu stovek korun na jednoho člověka a den.

Zákon neřeší situaci, kdy zaměstnanec stráví ve dvou státech přesně stejnou dobu. Vyplatí se proto mít v interní směrnici napsané, jak se v takovém případě postupuje, a nedohadovat se o tom až u vyúčtování.

Kapesné do 40 %: nejlevnější odměna, jakou můžete dát

Podle § 180 zákoníku práce může zaměstnavatel při zahraniční pracovní cestě poskytnout kapesné až do výše 40 % zahraničního stravného. Není to povinnost, je to možnost — a je to pravděpodobně nejvýhodnější způsob, jak dát zaměstnanci peníze navíc.

• Pro firmu jde o cestovní náhradu, tedy o daňově uznatelný náklad (§ 24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů).
• Pro zaměstnance to není předmětem daně z příjmů a neplatí se z toho sociální ani zdravotní pojištění.
• Kapesné se nekrátí za bezplatné jídlo. Počítá se z výše stravného před krácením, takže i při plné penzi na konferenci zůstává celé.

Rozdíl je jednoduchý: aby zaměstnanci zbylo po odvodech a dani 1 000 Kč čistého, musí mu firma dát hrubou prémii 1 362 Kč a k tomu odvést 33,8 % pojistného. Celkový náklad je 1 823 Kč. Kapesné ve výši 1 000 Kč stojí firmu 1 000 Kč a zaměstnanci dorazí celé.

U dvoudenní cesty do Německa z příkladu výše to dělá 754 Kč čistého navíc — částku, ze které firma ani zaměstnanec neodvedli korunu.

Rozhodný kurz ČNB: nejčastější důvod doměrku

Nároky v cizí měně se musí přepočítat na koruny. A právě tady vzniká chyba, kterou kontrola najde rychle, protože se dá ověřit jedním pohledem do archivu ČNB.

• Záloha v cizí měně vyplacena nebyla: použije se kurz ČNB platný v den nastoupení zahraniční pracovní cesty.
• Záloha vyplacena byla: použije se kurz platný v den poskytnutí zálohy.

Co se používat nemá a přesto se používá: kurz ke dni vyúčtování, měsíční průměrný kurz, jednotný kurz podle zákona o daních z příjmů nebo kurz komerční banky, u které má firma účet. Rozdíl na jednom cesťáku bývá pár desetikorun, na dvou stech cesťácích za rok už je to částka, kvůli které se kontrola vrátí i pro roky předchozí.

Snídaně v hotelu: co krátí stravné a co ne

Byla-li zaměstnanci v zahraničí poskytnuta snídaně, oběd nebo večeře zdarma, stravné se za každé takové jídlo krátí. Procento se ale neodvíjí od toho, o které jídlo šlo — odvíjí se od pásma, ve kterém se zaměstnanec ten den nachází:

• třetinová sazba — až o 70 % za jídlo,
• dvoutřetinová sazba — až o 35 % za jídlo,
• plná sazba — až o 25 % za jídlo.

V podnikatelské sféře jde o horní hranici („až o“), takže vnitřním předpisem se dá krátit méně nebo vůbec. Stravné přitom může klesnout až na nulu — v třetinovém pásmu na to stačí dvě bezplatná jídla. Kapesné se ale nekrátí nikdy: počítá se ze stravného ve výši před krácením.

Právě kombinace „hotel se snídaní + pracovní oběd hrazený klientem + večeře na konferenci“ je místo, kde ruční výpočet nejčastěji selže, protože se krátí paušálně a bez ohledu na to, do jakého pásma ten den spadá.

Kolik času to sežere

Druhá část účtu je čas. Nad jedním vícedenním zahraničním cesťákem stráví zaměstnanec a mzdová účetní dohromady 30 až 45 minut: přepsat časy, dohledat kurz v archivu ČNB, spočítat pásma podle hodin za hranicemi, ošetřit krácení a kilometry, a nakonec to celé zkontrolovat.

Nástrojů, které to umí zkrátit, je dnes několik. Český PerDiemo jde cestou, kdy do aplikace vložíte neformální text z kalendáře nebo zprávu od kolegy:

Z toho si systém sám vytáhne hraniční přechody, přiřadí sazby podle vyhlášky ministerstva financí, stáhne kurz ČNB ke dni odjezdu, rozpadne čas na tuzemskou a zahraniční část a spočítá pásma, krácení i kapesné. Výstupem je cestovní příkaz v PDF s otiskem SHA-256, který slouží jako důkaz, že se dokument od vystavení nezměnil.

Jednu věc je ale dobré říct nahlas: automat neruší odpovědnost účetní. Ušetří přepisování a dohledávání, ne kontrolu. Sazby, pásma i kurzy si u prvních pár cesťáků ověřte ručně — u kteréhokoli nástroje, ne jen u tohohle.

Co si z toho odnést

• Zaveďte kapesné. Je to nejlevnější způsob, jak dát lidem na cestách peníze navíc, a spousta firem ho nevyužívá jen proto, že o něm neví.
• Zapisujte časy přechodu hranic. Ne odhadem. Rozhodují o pásmu a tím o částce.
• Kurz berte ke dni nastoupení cesty, pokud nebyla vyplacena záloha v cizí měně.
• Krácení za jídlo řešte podle pásma, ne podle toho, jestli šlo o snídani nebo večeři.
• Napište si vnitřní předpis. Výše kapesného, postup u krácení a situace, kdy zaměstnanec stráví den ve dvou státech — všechno tohle je lepší mít daném dopředu.

Časté otázky

Kolik je kapesné na zahraniční pracovní cestě?

Zaměstnavatel může podle § 180 zákoníku práce poskytnout kapesné až do výše 40 % zahraničního stravného. Je to možnost, ne povinnost, a konkrétní procento si firma stanoví vnitřním předpisem.

Daní se kapesné?

Ne. Kapesné do zákonného limitu je cestovní náhrada, není předmětem daně z příjmů a neodvádí se z něj sociální ani zdravotní pojištění. Pro zaměstnavatele je zároveň daňově uznatelným nákladem.

Jaký kurz se použije na přepočet zahraničního stravného?

Nebyla-li vyplacena záloha v cizí měně, použije se kurz ČNB platný v den nastoupení zahraniční pracovní cesty. Byla-li záloha vyplacena, použije se kurz platný v den jejího poskytnutí.

Jak se krátí stravné, když má zaměstnanec v hotelu snídani zdarma?

Krátí se podle pásma, ve kterém se ten den nachází: až o 70 % u třetinové sazby, až o 35 % u dvoutřetinové a až o 25 % u plné sazby, a to za každé bezplatné jídlo. Kapesné se nekrátí.

Podle čeho se určí země, když zaměstnanec projede během dne víc států?

Náleží sazba toho státu, ve kterém zaměstnanec strávil v daném kalendářním dni nejvíce času. Krátké tranzitní úseky se přitom sčítají.

Upozornění: Text má informativní charakter a nenahrazuje daňové ani právní poradenství. Sazby zahraničního stravného stanovuje ministerstvo financí vyhláškou na každý rok — před vyúčtováním si ověřte tu aktuální.